【おすすめ本56】伝わるメール術 平野友朗 ビジネスメールの正しい書き方
『伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』
平野友朗 2019年 株式会社技術評論社
ビジネスメールは、相手に誤解を与えないのが一番大事だと思うから、
ある程度型にはまった書き方を心がけている。
でも、たまに何が本当なのかわからなくなるし、
”コツ”がわかればいいなぁと思い読んでみた本。
この本をおすすめしたい人
- ビジネスメールの基本が知りたい人
- ビジネスメールについて簡単に読みやすい本が読みたい人
- メールを書くのに時間がかかる人
- 返信漏れなどのミスがよくある人
作者紹介
平野友朗(ひらのともあき)
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
筑波大学卒。広告代理店勤務を経て、2003年にメルマガコンサルタントとして独立。現在は、ビジネスメールの教育・改善の第一人者として活躍。メールに関するメディエア掲載1000回以上、著書28冊。官公庁、企業、団体、学校へのビジネスメール講演・研修やコンサルティングは年間100回を超える。
スキルアップから営業、効率化まで幅広いテーマの指導を行う。近書に『図解でわかる!メール営業』(秀和システム)、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)。他著書、監修書多数。
『伝わるメール術』より引用
この本のおすすめポイント
- メールに対して過剰品質のため処理が遅かった事に気がつく
- 100点ではなく90点を目標にしたメール術が身につく
- タイトルだけで要件を伝えるコツがわかる
- 読みやすい、わかりやすメール文章術が参考になる
心に残った点・役に立った点
クッション言葉をつかいこなして印象UP
「ご回答をお願いいたします」
(有無を言わせない命令のように感じることもある)
↓
「大変お手数ですが、ご回答をお願いいたします。」
(クッション言葉がついていると柔らかい印象になる)
クッション言葉は相手に快く読んでもらうために本当に便利だと実感しているが、バリエーションが少なかったので勉強になった。
【クッション言葉の一覧】
お手数をおかけしますが
恐れ入りますが
大変恐縮ですが
ご面倒をおかけしますが
差し支えなければ
よろしければ
(以下省略)
※クッション言葉は1通につき1~2以上だと、読みにくくくどくなるので注意とのこと
「思います」は危険が一杯
ビジネスメールでは「思います」を使った逃避に注意しなくてはならないとのこと。
安易に「思います」で保身に走るなら、つかわないほうがよい。
使うなら、
「値引きは難しいと思いますが、上司とかけあってみます」
と伝えれば、値引きができれば喜ばれ、できなくても「頑張ってくれた」という印象が残るとのこと。
【こんな「思います」には要注意】
・これで問題はないと思います
・オプションはご利用できると思います
・すでにご請求していると思います
・すでにお支払いしたと思います
・お詫びしたいと思います
『伝わるメール術』より引用
「させていただく」は多用しない
「許可」を取るべき行動かどうか
「させていただく」というのは、許可を取って行い、そのことで恩恵を受けるときにつかうフレーズ
これには「ハッ!」とさせられた。
「させていただく」は丁寧な印象になるので、結構使っていたが、
これからは気をつけなければ、と気がつくことができた。
「させていただく」は本来の意味でつかうとき以外は「いたします」に変更した方がよいとの事。
※読みやすくする修正例
「先ほどお配りさせていただいた本日の資料は、修正版を後ほど発送させていただきます。ご確認いただきましたら、お知らせください。」
↓
「先ほど お配りした本日の資料は、修正版を後程発送させていただきます。」
↓
「先ほどお配りした本日の資料は、修正版を後程発送いたします。」
『伝わるメール術』より引用
TOで受け取ったら返信は必須
メールはどこまでラリーを続けるのかは、誰もが悩むところかも。
(私もそう)
TOで受け取ったすべてのメールに返信するのが原則。
社内で「○○の件は私がやっておきますね」と同僚からメールがきたら
「お願いします」
と返信すべき。
本書によると、メールを終わらせるのは、
社内なら部下や後輩、社外なら受注側(営業側)など仕事を引き受ける側で終わらせる。
メールは最低1往復半とおぼえておく。
依頼(送信者)→対応(受信者)→確認(送信者)の3工程
このように、メールの基本をしっかり確認する事ができた。
ビジネスメールの基本の確認したい方は是非どうぞ。
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