辛い時にはいつも本があった

辛い時にはいつも本があった

辛い時、苦しい時、悲しい時に書店に行くといつもその時の気持ちにぴったりの本との出会いがありました。

【おすすめ本87】『やらないことを決めなさい』鳥原隆志 インバスケット研究所 所長

『やらないことを決めなさい』

インバスケット研究所 所長 島原隆志

2015年 株式会社マガジンハウス 発行

 

仕事でやらなければいけないことは、

手帳にリスト化している。

 

だから漏れがあるというトラブルが無いけど、

急ぎではないけれどやらなければいけないこと、

重要だけど緊急ではないことをいつまでも手がつけられないことがとても気になっていて、毎日モヤモヤ。

 

この本を読み、実行してみようという点があったのでご紹介。

 

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この本をおすすめしたい人

  • 仕事はすべてやらなければいけないと思っている人
  • いつも時間が無いと感じている人
  • やらなければいけない優先順位を設定できない人
  • 毎日残業で疲れている人

 

著者紹介

鳥原隆志(とりはらたかし)

株式会社インバスケット研究所代表取締役

インバスケット・コンサルタント

1972年生まれ。

大手流通業にて精肉や家具、ワインなどさまざまな販売部門を経験し、スーパーバイザー(店舗指導員)として店舗指導や問題解決業務に従事する。

昇進試験等にインバスケットに出会い、研究とトレーニングを開始する。

その経験と問題解決スキルを活かし、株式会社インバスケット研究所を設立し、主に法人向けのインバスケット教材開発と導入サポートを行う。講演や研修及びテレビや雑誌でも活躍中。日本のインバスケット第一人者として、最近は国内だけではなく海外でも活動している。

(以下略)

『やらないことを決めなさい』より引用

 

 

この本のおすすめポイント

  • 優先順位とは仕事の順番を決めることではないとわかる
  • すべてをやろうとする流れから抜け出せる
  • 仕事を全部しなくても良いと思考を変えられる
  • 仕事の基準を自分で決められるようになる
  • 時間を生み出そうという意識を持てる

 

心に残った点・役に立った点

 

優先順位とは、仕事の順番を決めることではない

 優先順位とは仕事の順番を付けることではありません。

(中略)

優先順位設定の本質、それは「やること」と「やらないこと」を決めることです。

ですから先のご質問の「すべてをやろう」という前提で、順番を付けるのは間違いなのです。

 

1章 すべてやろうとする流れから抜け出せ より引用

 

「優先順位とは仕事の順番を付けることではない」

 

これ、びっくりしませんか?

私はびっくりしました。

 

つまり、今までやらなければならないと思っていた仕事をやめる判断をしなければならないということ。

 

この行動が、「すべてができないモヤモヤ状態」から脱出させてくれるとのこと。

 

「すべてができないモヤモヤ状態」

これは本当にいつも感じていること。

 

だけど、やらなければならないと思っていた仕事をやめる判断をしなければならない。

この部分には、出来るのか?やらなければならないと思っている仕事はやめるっていうのは可能なのか?と抵抗感を感じた。

 

でも、自分が抵抗感を感じる部分に突破口があることが多いので、

きっと今の自分に必要な部分なんだろうなと。

 

・今日はどれだけ仕事をしたか、と考えてはいけない

・「すべてをやりたい」という欲を「時間を生み出したい」という欲に切り替える

 

「どれだけの仕事を処理できたか」と考えるのは、量的思考

量的思考は余計な仕事を多く生み出してしまう

本当にやらなければならない仕事を進めるのが、質的思考

 

これを読んで、今までの私は

「すべての仕事が大事」

という量的思考をしていたことがわかった。

 

この部分を攻略していく行動が必要なのだなと。

 

・すべてに仕事は100点を取ることが出来ないし、それを目指すべきではない。

・100点を取らなければならない仕事は一部分である。

 

なるほど。

 

自分の中の基準を作る

優先順位設定を決める場合は、

「緊急度」と「重要度」の2つの基準から決める。

 

1.緊急度=「期限」や「納期」などの時間の軸

時間がたつにつれてリスクや失うものが大きくなる場合に使う

(期限が迫っているからと言って、必ず緊急度が高いかというと必ずしもそうではないこともある)

 

・緊急度を巡って失敗が発生しやすい時

「急ぎでお願い」「後でいいよ」

こういう指示は要注意

何か頼まれた時、具体的な期限を聞く

(「後でいい」などと不明確な期限を指定されたら、こちらから明確な期限を伝えることで緊急度の区分け基準を明確にできる)

 

この部分は、気をつけなければいけないこととして早速心がけようと思う。

 

2.重要度には主観を入れない(「影響度」という定量的に見直すプロセスを入れる)

 

重要度を影響度で考えると、

今まで重要だと思っていたものも案外影響が低いものかもしれない。

 

やろうとしている仕事をピックアップして、重要度を付ける。

それらを「影響度」の損失という見方で検証(その仕事をしなかったら具体的にどのような損失が出るのか?と考える)

 

これは、今まで影響度で仕事を考えたことがないから、

慣れるまで練習が必要かもしれない。

新しいチャレンジ、やってみようと思う。

 

マトリクス思考で考える

マトリクスの意味は「行と列」。

ある基準を縦軸と横軸に取り、そこに案件を分布させる分析手法。

 

この本で勧めているのは、

「緊急度」と「重要度(影響度)」の2つの軸を使いマトリクスを作る方法。

(この本では149ページに例のマトリクスが載っているので気になった方はそちらを)

 

これが「優先順位実行マトリクス」

 

これによって、

A象限、B象限、C象限、D象限にわけることができる。

 

・A象限

緊急かつ重要な案件のグループ

 

・B象限

緊急ではないが重要な案件のグループ

 

・C象限

緊急ではあるが重要でない案件のグループ

 

・D象限

緊急でも重要でもない案件のグループ

 

優先順位を上げなければならないのは、B象限

 

cとD象限の仕事には力をいれない。

Bに力を集中させる。

 

【黄金のサイクル】

Bが増え、Aが減りCが減り、さらにBが増えること

 

B象限に力を入れると仕事が結果的に減る

 

だが、時間の余裕がなくB象限ができない人が多いそうだ。

だから、先に計画を入れること。

 

この「優先順位実行マトリクス」、

早速手帳に書き込んだ。

来週の仕事から早速マトリクスを使って仕事をしてみようと思う。

 

この「優先順位実行マトリクス」、

やってみたい方にはこの本をおすすめします。